Chcete zaměstnat cizince? Od října se mění lhůty pro hlášení. A to není všechno.

Od 1. října 2025 vstupuje v účinnost důležitá změna v zákoně o zaměstnanosti, která zasáhne každého zaměstnavatele, jenž zaměstnává cizince. Nově už nebude stačit nahlásit zaměstnance v den jejich nástupu do práce. Hlášení musí být učiněno nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce.

Pro zaměstnavatele to znamená zcela nové nastavení procesů při náboru a onboardingových postupech. Pokud zahraniční pracovník nastoupí bez splnění této povinnosti, dopustí se zaměstnavatel přestupku „nehlášené práce“ podle § 5 písm. j) zákona o zaměstnanosti. Tento posun je vnímán jako snaha státu zpřesnit evidenci a eliminovat práci „na černo“.

Jak to fungovalo doposud

Do konce září 2025 platí, že zaměstnavatelé musí nahlásit cizince příslušné krajské pobočce Úřadu práce ČR nejpozději v den, kdy zaměstnanec nastoupí. Systém tak dovoloval určitou flexibilitu – často se hlášení řešilo až v den nástupu nebo dokonce až po něm.

Co se mění od října 2025

Od 1. října musí být hlášení provedeno nejpozději před okamžikem nástupu zaměstnance. Prakticky to znamená, že zaměstnavatel musí mít proces vyřešený dopředu – ideálně v okamžiku, kdy ví přesné datum nástupu pracovníka.

Pokud zaměstnanec začne pracovat, aniž by byl nahlášen, je to podle inspektorů práce nehlášená práce se všemi důsledky – tedy riziko pokut a sankcí.

Dopad na zaměstnavatele – příprava je klíčová

• Zkontrolujte interní procesy – HR, mzdová a účetní agenda musí být schopna vyřídit hlášení včas.

• Ověřujte doklady cizince – zaměstnání cizince často vyžaduje povolení k zaměstnání, pracovní povolení nebo jiné dokumenty. Bez nich hlášení nelze provést.

• Naplánujte onboarding – aby nenastala situace, že pracovník stojí ve dveřích a vy nemáte hotové hlášení.

Co bude od července 2026: kratší lhůta i pro české zaměstnance

Novela zároveň připravuje půdu pro další velkou změnu. V souvislosti se zavedením tzv. jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatelů dojde od července 2026 ke zkrácení lhůty pro nahlášení i tuzemských zaměstnanců.

Dnes mají zaměstnavatelé na přihlášení pracovníků u České správy sociálního zabezpečení 8 dnů od nástupu. Nově bude nutné i české zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem jejich nástupu.

Jednotné hlášení zaměstnavatelů – dvě možnosti přihlášení

Od července 2026 si zaměstnavatelé budou moct vybrat ze dvou způsobů přihlášení do evidence zaměstnanců:

1. Jednorázové přihlášení – kompletní přihlášení zaměstnance před jeho nástupem.

2. Dvoufázové přihlášení – částečné přihlášení před nástupem a následné doplnění údajů.

Obě varianty ale mají společný základ: první úkon musí proběhnout ještě před okamžikem nástupu zaměstnance do práce.

Praktické tipy od účetních

• Propojte HR a účetnictví – ve FIVO často vidíme, že oddělení HR a mzdové agendy nekomunikuje včas. Nastavte si sdílené tabulky a upozornění.

• Používejte elektronické nástroje – většina podání lze provést přes datovou schránku nebo on-line formuláře.

• Nepodceňujte evidence – uchovejte potvrzení o odeslání hlášení, je to důkaz při případné kontrole.

Shrnutí

• Od října 2025 musíte cizince hlásit ještě před nástupem do práce.

• Od července 2026 bude stejný režim platit i pro české zaměstnance.

• Neplnění povinnosti = riziko pokuty za nehlášenou práci.

• Příprava procesů a spolupráce HR–mzdové agendy je klíčová.

Závěrečný tip:
Pokud si nejste jistí, jak správně vést evidenci a hlášení, nebo chcete mít jistotu, že vaše mzdová agenda splňuje všechny zákonné lhůty, obraťte se na odborníky. Ve FIVO.cz vám rádi nastavíme procesy tak, aby byly nejen v souladu s legislativou, ale i uživatelsky jednoduché.