Archivace úcetních, daňových i mzdových dokladů je nezbytnou součástí správného vedení firemní agendy. Uchovávání těchto dokumentů podle platných právních předpisů není jen formální požadavek, ale také ochrana podnikatele při kontrolách nebo právních sporech.
Jaké doklady uchovávat a jak dlouho
Různé typy dokumentů mají různé archivační lhůty. Ty jsou stanoveny několika zákony:
1. Zákon o účetnictví (563/1991 Sb.)
- Účetní závěrky a výroční zprávy: 10 let
- Účetní doklady, knihy, odpisové plány, inventurní soupisy: 5 let
- Dokumenty dokládající vedení účetnictví (např. faktury, bankovní výpisy): 5 let
2. Zákon o DPH (235/2004 Sb.)
- Vydané i přijaté daňové doklady: 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém došlo k plnění
Doklady lze uchovávat v listinné i elektronické podobě, ale musí být zajištěna jejich čitelnost, věrohodnost a neporušitelnost. Elektronické dokumenty by měly být uloženy například ve formátu PDF s kvalifikovaným elektronickým podpisem nebo razítky.
3. Zákon o daních z příjmů (586/1992 Sb.)
- I když přímo nestanovuje konkrétní archivační dobu, vazba na daňový řád a lhůty pro doměření daně znamená, že je vhodné doklady uchovávat až 10 let.
- To se týká např. dokladů o příjmech a výdajích, smluv, mzdových listů, knih jízd apod.
Jak skartovat bezpečně
Po uplynutí povinných lhůt lze doklady zlikvidovat. Skartace však musí proběhnout tak, aby nemohlo dojít ke zneužití údajů:
- Papírové dokumenty: skartovačkou s odpovídajícím stupněm zabezpečení
- Elektronické soubory: trvalým smazáním, např. pomocí specializovaného software
U větších firem je vhodné skartaci dokumentovat (např. skartační protokol). Pokud si nejste jisti, zda doklad lze už zlikvidovat, raději jej uchovejte o něco déle. Úspora prostoru za to nestojí, pokud hrozí pokuta nebo nemožnost doložit výdaj.
Praktický tip
Pozor na dokumenty, které jsou zároveň účetními i daňovými doklady (např. faktury). V takovém případě platí delší lhůta, tedy 10 let.
