Od 1. ledna 2026 dojde k zásadní změně v povinnostech zaměstnavatelů. Zavádí se nový systém jednotného měsíčního hlášení, který nahradí desítky různých formulářů. A dotkne se všech zaměstnavatelů – bez ohledu na velikost nebo počet zaměstnanců.
Co je jednotné měsíční hlášení?
Jedná se o jednotný elektronický výkaz, kterým budou zaměstnavatelé pravidelně odevzdávat klíčové údaje o sobě a svých zaměstnancích. Tento systém postupně nahradí až 25 současných formulářů, které se nyní odevzdávají různým institucím v různých termínech.
Hlášení bude rozděleno do tří hlavních částí:
-
Souhrnná část – údaje o zaměstnavateli
-
Pojistná část – informace o sociálním pojištění
-
Individualizovaná část – detailní data o jednotlivých zaměstnancích
Od kdy se s tím počítá?
Oficiální spuštění je stanoveno na 1. 1. 2026. Už v druhé polovině roku 2025 ale proběhne pilotní testování systému. Zaměstnavatelé tak získají čas se připravit, seznámit se s formáty a optimalizovat své účetní procesy.
Které úřady budou do systému zapojeny?
Údaje se budou odesílat především:
-
České správě sociálního zabezpečení
-
Ministerstvu práce a sociálních věcí
-
Úřadu práce
-
Finanční správě
-
Českému statistickému úřadu
Postupně se plánuje zapojení i zdravotních pojišťoven.
Identifikátory: nové číselné označení každého vztahu
Každý zaměstnavatel a zaměstnanec dostane přidělen specifický identifikátor:
-
ID zaměstnavatele – základní variabilní symbol
-
Osobní identifikační číslo zaměstnance (OIČ) – přiděleno při prvním hlášení, zůstává stejné po celý život
-
Identifikátor zaměstnání – rozliší jednotlivé pracovní vztahy, např. více DPP nebo kombinace DPČ a HPP
Tato čísla zajistí jednoznačné spárování údajů v systému.
Hlášení výhradně elektronicky
Jednotné hlášení bude možné odeslat jen digitálně, a to:
-
přes ePortál ČSSZ (formulář nebo XML nahrání),
-
prostřednictvím datové schránky,
-
nebo automatizovaným rozhraním (API – APEP/VREP).
Papírová komunikace nebude vůbec možná.
Kdo bude evidován?
Nově budou v evidenci vedení všichni zaměstnavatelé, nejen ti, kteří odvádějí pojistné na nemocenské pojištění. Tedy i ti, kteří zaměstnávají pracovníky na dohody, statutáry, jednatele nebo osoby bez povinné účasti na nemocenském pojištění.
Evidence se rozšíří a bude zahrnovat:
-
zaměstnavatele s dohodami o pracovní činnosti (DPČ),
-
zaměstnavatele vyplácející odměny statutárům, jednatelům apod.
Povinnosti při vzniku, změně a zániku
Zaměstnavatelé budou mít i nadále povinnost přihlásit se do evidence nejpozději do 8 dnů od nástupu prvního zaměstnance. Totéž platí pro odhlášení – do 8 dnů od ukončení posledního pracovního vztahu.
Kromě toho bude nutné nahlásit:
-
vznik a zánik mzdové účtárny,
-
okruh zaměstnanců, pro které daná účtárna vede výplaty,
-
každou změnu údajů vedených v evidenci.
Co to znamená pro praxi?
Zaměstnavatelé už nebudou posílat různé výkazy různým institucím. Vše se zcentralizuje do jednoho hlášení. Úřady si následně vyzvednou pouze ty informace, které jim přísluší podle zákona. To znamená méně administrativy, nižší chybovost a zefektivnění zpracování.
Z pohledu mzdového účetnictví to však znamená větší nároky na správnost a strukturovanost dat – a tedy i vyšší požadavky na systémové řešení a personální odpovědnost.
💼 Potřebujete pomoc s přípravou nebo vedením mezd?
Ve FIVO.cz sledujeme veškeré legislativní změny za vás.
📌 Zajistíme kompletní vedení mzdové agendy
📌 Připravíme vás na nový systém hlášení
📌 Převezmeme komunikaci s úřady
